【企業生產力線 05】真相只有一個,如何了解自己的工作時間運用情況?

哈囉大家好歡迎大家搭乘微軟技術捷運生產力列車我是這一站的站長Emily今天的主題是真相只有一個如何瞭解自己工作時間的運用情況會由我來跟各位分享說我們如何利用O 365上面的個人行為分析工具MyAnalytics來協助我們企業內部的員工對自己工作的習慣有一個快速的瞭解以及掌握相信在螢幕前面的各位一定都有一個困擾就是總是覺得自己工作的時間永遠不夠用還要在下班的時候花自己額外的休閒時間來回復email或者是製作簡報等等那其實這個是很多人都有的問題各位可以看到現在畫面上面出現的由我們的調查公司所統計出來的一些數據其實已經有將近一半的員工認為工作上面的事情已經影響到自己的家庭時間了甚至有我們在工作上面有44%的會議時間是不具生產力的更有28%的時間我們都在處理email相關的事情所以其實我們上班的時間其實是非常零碎而且沒有效率的好消息是由我們國外大學MBA的教授的研究指出其實我們只要稍微改變我們在工作上面的一些行為5到6件事情就可以大幅的增進我們在工作上面的效率連我們微軟的執行長Satya他都曾經說過其實員工最有價值的事情是在於他們是不是真的對自己工作的習慣以及時間運用有一個掌握可見我們有效率的工作是一件非常重要的課題但是我們要如何知道說自己在工作上面的時間分配是不是有效率的呢其實就可以透過我們的MyAnalytics來幫助我們蒐集這樣子的行為數據它主要是透過我們在郵件上面的使用狀況像是會議的時數、我撰寫以及讀取email的這些時間來做更進一步的分析有了這些資料分析之後這些data是只有各人才有權限去讀取的所以不用擔心自己的老闆會看到自己在工作上面是不是有效率我們更可以針對這些結果在MyAnalytics上面去針對我們的核心工作時間來做設定以及追蹤究竟在MyAnalytics上面可以看到什麼樣子的資訊呢主要有2大資訊就是我們在時間上面運用的方式以及我們在公司內部各別是和什麼樣子的對象往來也就是我們人際網絡的這些資料可以看到在時間上面的這些資訊最後總會產生出4個報表分別是會議的時數、電子郵件的時數以及我除了會議和電子郵件之外我個人可以專注在做有生產力事情的專注時數還有我下班後加班的這個時間那下面的這個報告則是針對我剛才提到這個人際網絡的部分我可以看到說在公司內部我各是和什麼樣子的人什麼樣子的對象有密切的合作的關係那這些人可能是在我的工作裏面比較具有影響力的人所以我可以找到那個關鍵的key person去真正發揮我在工作上面的影響力那最後再MyAnalytics上面的這些資訊主要會以3種不同的報告方式所呈現出來最中間的這個是專屬於個人詳細的分析報告在這上面我可以非常detail的看到我在工作上面時間分配的情形紅色的那一台電腦上面我們可以看到在Outlook裏面也一個插件Add-in的方式我可以在上面去針對我的行事曆設定說我今天所建立的會議不可以超過2個小時因為可能超過2個小時的會議對我來說就是沒有效率的會議所以我可以針對一些行為去採取實際上面的行動剩下的是email的摘要也就是MyAnalytics它會一個禮拜發送一個我的行為報告到我的mail box裏面讓組織內部的員工可以快速的掌握自己的時間運用的狀況接下來我會以MyAnalytics實際的畫面demo給大家看究竟在MyAnalytics上面可以看到什麼樣子的資訊那我們現在螢幕上面可以看到說進入MyAnalytics之後所看到的主畫面就如同現在螢幕上面所顯示的那在最上面的地方可以看到就是剛才跟各位所提到的4個重要的時間分配狀況分別是會議的時數、電子郵件的時數以及我花了多少的時間是我專注在做有生產力的事情還有我各花了多少時間在加班上那除了這些統計資料之外在下面的地方我們也可以看到說在我的工作場合當中有哪些同事是和我比較有密切往來互動的那另外我也可以針對幾個重要的對象把它列為重要的人物那在最上面重要的這個標籤裏面我就可以看到說和這些同事我各和他們進行了多久的會議時間以及我各發了多少的信件給他們那在下面的部分我們就可以在更進一步的看到說上面的那幾個統計資料的詳細的資訊狀況譬如說
我從會議習慣這裏我可以發現其實我花了很多的時間在會議上但是在這個長時間的會議裏其實我有很大一部分的時間是不專心開會的我會同時的寫email或者是讀email所以從這個分析就可以來思考我是不是之後要縮短我的會議時間但是我可以更專注的在開會真正要討論的內容上面除了這些資料之外我們也可以從旁邊趨勢的這個報告裏面來追蹤我在一段時間內我時間的分配狀況是不是有所改善影片到了尾聲快速的幫大家做一個總結究竟MyAnalytics是一個什麼樣子的工具MyAnalytics它主要是提供組織內部個人工作習慣的報告來幫助我的員工可以快速的瞭解自我的工作習慣並且進行調整在這上面的這些數據只有各人才有權限檢視的另外我也可以再MyAnalytics上面針對我不好的工作習慣去訂定目標做一些設定今天的影片最後也提供了參考資源給大家可以更進一步的去認識MyAnalytics這一個工具今天的影片到這邊如果想要索取今天影片的簡報的話可以參考影片下方的連結謝謝大家今天的觀看 我是Emily我們生產力列車下一站再見 拜拜